Trudo is trots op de benoeming van Georgeanne van Liebergen als nieuwe directeur-bestuurder. Zij vormt samen met Edwin Jansen het bestuur van onze organisatie.

Voordat iemand als bestuurder van een woningcorporatie benoemd kan worden, beoordeelt de Autoriteit Woningcorporaties (Aw) of deze persoon geschikt en betrouwbaar is voor de functie. De Aw toetst hierbij de onderbouwing van het oordeel van de RvC, De Aw heeft de voorgenomen benoeming van Georgeanne zorgvuldig beoordeeld en een positieve zienswijze afgegeven. De Raad van Commissarissen heeft vertrouwen dat Trudo de juiste persoon voor deze positie aan zich weet te verbinden.

Tijdens deze beoordeling is ook gekeken naar het feit dat Georgeanne met familie enkele woningen in eigendom heeft en verhuurt. De Raad van Commissarissen heeft hierover duidelijke afspraken met haar gemaakt:

Om iedere feitelijke belangenverstrengeling en mogelijke schijn van belangenverstrengeling te voorkomen, hebben wij een samenhangend pakket aan beheersmaatregelen ingericht. Deze maatregelen zijn juridisch, organisatorisch en procedureel geborgd en worden structureel gemonitord door de Raad van Commissarissen.

Bij de beoordeling heeft de Raad van Commissarissen meegewogen dat de nieuwe bestuurder niet de enige eigenaar is van het vastgoed. Met Georgeanne is vastgelegd dat zij noch woningen mag verkopen, noch nieuwe aankopen in het werkgebied mag doen. Dit is geborgd doordat tussen de mede-eigenaren is vastgelegd dat verkoop uitsluitend kan plaatsvinden op basis van een unaniem besluit. Daarnaast bevindt het betreffende vastgoed zich in een deel van het werkgebied waarvoor Trudo al geruime tijd een uitpondstrategie hanteert. Dit betekent dat Trudo de woningen in deze buurt één voor één verkoopt wanneer de huidige bewoners verhuizen en als gevolg daarvan op termijn geen belang meer heeft.

De maatregelen zijn als volgt ingericht:

1. Vermindering van het potentiële risico
Bij de analyse van het vastgoedbezit kwamen de RvC en de bestuurder bij één woning in Eindhoven vrij snel tot de conclusie dat de schijn van belangenverstrengeling hier aan de orde was. Daarom hebben partijen afspraken gemaakt over de spoedige verkoop van de woning. De woning is inmiddels verkocht.

2. Contractuele afspraken met de bestuurder
Met de bestuurder zijn expliciete afspraken gemaakt over haar resterende vastgoedbezit en een klein aantal complexen van Trudo in hetzelfde werkgebied:

• bestuurder is op geen enkele wijze betrokken bij het operationeel beheer van de woningen, waaronder onderhoud, mutaties, verduurzaming en verhuurprocessen;
• werkzaamheden met betrekking tot deze woningen worden niet uitgevoerd door zakelijke relaties van Trudo;
• gedurende haar bestuursperiode vindt geen uitbreiding of vervreemding van het vastgoedbezit plaats; de portefeuille is bevroren;
• bestuurder heeft een actieve meldplicht richting de voorzitter van de RvC bij relevante wijzigingen of gewijzigde omstandigheden.

Deze afspraken zijn vastgelegd in een addendum op de arbeidsovereenkomst. Daarnaast is de reguliere geheimhoudingsplicht van toepassing.

3. Organisatorische borging binnen Trudo
Binnen de governance- en besluitvormingsstructuur van Trudo zijn aanvullende maatregelen ingericht:

• bestuurder wordt uitgesloten van iedere vorm van informatieverstrekking, beraadslaging en besluitvorming met betrekking tot de betreffende complexen en aanverwante onderwerpen, waaronder beheer, VvE-aangelegenheden, waardeontwikkelingen, investeringen en desinvesteringen;
• besluitvorming over deze onderwerpen met betrekking tot de betreffende complexen wordt belegd bij de andere bestuurder;
• beraadslaging met betrekking tot de betreffende complexen vindt plaats buiten aanwezigheid van bestuurder;
• de naleving van deze afspraken wordt ieder kwartaal geagendeerd in de RvC onder het vaste onderwerp “integriteitskwesties” en maakt tevens onderdeel uit van de jaarlijkse governance-evaluatie;
• tijdens remuneratiegesprekken tussen de RvC en bestuurder is de naleving en werking van de afspraken een vast agendapunt.

Ondanks deze maatregelen heeft de RvC geconstateerd dat er niet of nauwelijks een beperking ontstaat in de ruimte voor bestuurlijke verantwoordelijkheid van Georgeanne. Dit omdat de Trudo-woningen in de omgeving (deels nog sociale huur, grotendeels via Slimmer Kopen verkocht), een uitpondstrategie heeft. Het beheer van de complexen die in een VvE zitten waarin Trudo eigendom heeft, is buiten de organisatie geplaatst en vraagt geen reguliere bestuurlijke aandacht.

4. Signalering, monitoring en onafhankelijke controle
Het Control- en Governance Overleg (CGO), dat tweewekelijks bijeenkomt, vervult een structurele signalerings- en monitoringsfunctie. In dit overleg participeren onder andere teammanagers, jurist, financials en de externe controller; Georgeanne neemt hier geen deel aan.

Binnen het CGO is “integriteitskwesties” een terugkerend agendapunt. Mogelijke risico’s, dilemma’s of signalen die raken aan (de schijn van) belangenverstrengeling worden daar besproken en beoordeeld.

De externe controller heeft daarnaast van de RvC de expliciete opdracht gekregen om ook weak signals actief te signaleren en eventuele dilemma’s rechtstreeks te melden aan de voorzitter van de RvC. In de kwartaalrapportage van de controller aan de RvC wordt structureel gerapporteerd over de naleving en werking van de gemaakte afspraken.

5. Transparantie en publieke verantwoording
Trudo kiest ervoor om actief en transparant te communiceren over deze situatie en de getroffen maatregelen. De relevante informatie wordt transparant opgenomen op de website van Trudo en in de jaarverslaglegging.

Bij de beoordeling van het vastgoedbezit van onze bestuurder hebben wij het vijfstappenplan van de Autoriteit woningcorporaties gevolgd. We hebben mogelijke risico’s eerst herkend en deze uitgebreid besproken tijdens het werving- en selectieproces, waarna ook voor de volledige bestuursperiode is ingericht dat deze risico’s periodiek worden besproken binnen bestuur en Raad van Commissarissen om te monitoren of de getroffen beheersmaatregelen in de praktijk effectief zijn en waar nodig bijsturing vergen. De risico’s zijn zorgvuldig beoordeeld en vertaald in maatregelen. Deze afspraken en maatregelen zijn vastgelegd in contractuele en organisatorische waarborgen en worden structureel gemonitord. Tot slot leggen wij hierover actief verantwoording af via onze website en jaarverslaglegging. Hiermee geven wij invulling aan de aanbevelingen van de Autoriteit woningcorporaties en de Governancecode Woningcorporaties.

Met dit samenhangende pakket aan maatregelen achten wij zowel de feitelijke risico’s als de mogelijke schijn van belangenverstrengeling aantoonbaar, controleerbaar en structureel beheerst. Daarmee zijn wij van oordeel dat Georgeanne van Liebergen haar functie als bestuurder volledig onafhankelijk en integer kan uitoefenen.

Met deze afspraken geeft Trudo invulling aan de bedoeling van de Governancecode Woningcorporaties. Die code vraagt van bestuurders dat zij onafhankelijk handelen, transparant zijn over mogelijke belangen en situaties voorkomen die kunnen leiden tot (de schijn van) belangenverstrengeling.

Voor Trudo staat voorop dat bestuurders onafhankelijk handelen en beslissingen nemen in het belang van onze huurders, woningzoekenden en de samenleving. We hebben er vertrouwen in dat Georgeanne van Liebergen deze rol zorgvuldig en onafhankelijk zal vervullen.